CÓMO REDUCIR LOS COSTOS DE LOS PRODUCTOS QUE COMERCIALIZAMOS

Dentro del mercado donde opera el empresario, sea local o de exportación, hay factores que él mismo no puede controlar: la competencia, el marco legal y fiscal o la política económica. Por el contrario, existen muchos componentes de su ecuación económica que puede controlar, como sus costos de operación o los costos que componen su “cadena de suministros”. Cualquier actividad empresarial se compone de una suma de procesos de negocios, que comienzan con el abastecimiento o compra de materias primas, servicios o productos terminados y culminan con los procesos de venta y cobranzas. En este artículo nos referiremos a acciones recomendables para mejorar y reducir significativamente los costos de compras a proveedores.

Hoy día las empresas están priorizando las siguientes estrategias para lograr reducciones significativas en sus costos:

1.    Mejorar la capacidad de negociación con los proveedores

El  precio que pagamos por los productos o servicios que adquirimos es normalmente el resultado de una negociación con nuestros proveedores. Un factor clave es la capacidad de comprar en volumen. Un supermercado tiene mucha mayor capacidad de negociación con sus proveedores comparado con cualquier otro negocio que compre en cantidades menores. Esta es precisamente la situación en que normalmente se encuentran las PYMES. Para lograr una mayor capacidad negociadora la tendencia actual son las asociaciones en un “pool de compras” entre las PYMES, obteniendo de esta forma reducciones significativas en los costos de compra. Si juntamos a los responsables de compras de varias PYMES para que acuerden un pedido de precios por compras conjuntas, definitivamente se lograrán economías de escala hoy no accesibles para quienes compran volúmenes reducidos.

El reciente programa del Gobierno Pacpymes (“Pacpymes-Redes”) promueve el apoyo a redes o grupos empresariales con desafíos en común de desarrollo y mejora de la competitividad, favoreciendo la formación de alianzas que impacten en la competitividad de la empresa en general.

2.    Negociación de descuentos por pronto pago

En esta área se pueden lograr reducciones significativas en los costos de compra, las cuales frecuentemente resultan más altas que el costo del endeudamiento bancario. Es decir que si no tuviéramos la disponibilidad de caja para hacer uso del descuento por pronto pago, puede convenir el endeudamiento bancario a corto plazo para hacer uso de un descuento mayor a dicho costo.

¿Cómo calcular el beneficio por pronto pago? Supongamos un proveedor que nos ofrece un descuento de un 4% si le pagamos antes de los 10 días comparado con 60 días que normalmente nos da de crédito.

La fórmula para el cálculo es la siguiente:

Descuento por pronto pago ofrecido (PP)  X                        

100-Descuento por PP

365

Nro. de días normales de crédito – Nro. de días ahora ofrecidos para pago

En nuestro ejemplo sería:

    4 ___365       = 30.41%                  

100-4         60-10

La rentabilidad anual obtenida por pago al contado (es decir dentro de los 10 días) es del 30.4%.

3.    Uso de tecnología para automatizar los procesos de compras y lograr una mayor “visibilidad” en el proceso de abastecimientos

Muchas veces pensamos que el uso de tecnología de información (TI) está solamente reservado a las grandes empresas que pueden invertir cuantiosas sumas en la implementación de sofisticados sistemas informáticos. Basadas en esta premisa, la mayoría de las PYMES continúa manteniendo procesos manuales en todas las etapas de su cadena de suministros. Los procesos manuales no solamente son mucho más costosos que los automatizados (entre otras razones debido a errores humanos) sino que además no siempre se llevan a cabo con la “transparencia” adecuada. Hoy día el mercado de TI ofrece un sinnúmero de opciones accesibles a cualquier tamaño de empresa para automatizar los procesos de compras y pagos a un costo accesible. Esta es otra área en la cual la creación de redes entre las PYMES resultaría sumamente beneficiosa para adquirir e implementar la automatización de procesos de compras. En próximos entregas nos expandiremos sobre este interesante tema.

4.    Control sobre la gestión de nuestros proveedores

Frecuentemente las empresas no llevan un control sobre la gestión de sus proveedores y por ende incurren en costos ocultos que no aparecen en los registros contables de las mismas. Podremos tener la falsa ilusión de que hemos logrado cerrar el mejor negocio con un proveedor, que nos cotizó muy por debajo de los restantes invitados a cotizar. En forma equivocada medimos el ahorro comparando cotizaciones. En la práctica, luego resulta que los supuestos ahorros se compensan con costos que no medimos adecuadamente. Nos referimos a los costos de incumplimiento con lo pactado originalmente. Por ejemplo, el proveedor nos entrega productos o servicios de una calidad menor a la pactada o se demora significativamente en la entrega de los mismos. Los “ahorros” que pensamos que habíamos logrado comprando al proveedor de menor precio se ven más que compensados por peor calidad o incumplimientos en los tiempos de entrega, que a su vez impactan en nuestros propios incumplimientos con nuestros clientes.

Hemos delineado algunas ideas claves y prácticas para reducir costos en la cadena de suministros. Existen otras a las cuales nos referiremos en otras publicaciones.

Hasta pronto.

 VERARCIS Consultores surge de la asociación de cuatro profesionales uruguayos que en conjunto representan más de 80 años de experiencia profesional, académica y empresarial en varios países de Latinoamérica y en Europa.