Oficina virtual: pros y contras

Muchos pueden ser los factores que han llevado a algunas empresas a adoptar esta modalidad: los altos costos fijos de armar una oficina, las distancias, otras veces la expansión de las empresas en nuevos nichos o mercados.

 

Resumiendo, la oficina virtual implica el concepto de trabajar desde la casa generalmente apoyado en la tecnología de telecomunicaciones que nos permite estar prácticamente on-line con la oficina central a través del celular, mail, messenger, tele-conferencias y otras nuevas formas de comunicación que nos hacen “estar ahí….. sin estar”.

 

En teoría la idea tiene mucho sentido, permite optimizar los tiempos, no hay traslados casa-oficina-casa, facilita mejorar la concentración al no estar rodeado de otros compañeros ni de clientes que nos visitan sin previo aviso, suma a la ecuación trabajo/vida familiar, estamos en casa y al terminar la jornada, ya estamos en casa !!

 

Por todo esto no resulta fácil explicarse como cerca del  50% de los equipos virtuales fracasa en alcanzar sus metas.

 

Vamos a tratar de revisar con Uds. las ventajas y desventajas de esta forma de trabajo para entenderla de manea que si optan por llevarla adelante en sus empresas no caigan en algunos errores frecuentes.

 

 

Cara – Cara  Vs. Equipo Virtual

Es cierto que hay gente a la cual puede resultarle muy atractiva esta modalidad de trabajo “aislado” pero en general uno de los mayores problemas que enfrentan estas organizaciones es la falta de “equipo”, no logran crear una conciencia de tal y es porque al estar varios miembros en distintos lugares físicos pierden contacto entre ellos, pierden el cara-cara y, virtual o no, todo equipo necesita retroalimentarse constantemente.

 

Entonces empecemos por focalizarnos en uno de los pilares de esta forma de trabajo, las relaciones cara-cara son insustituibles.

Aunque adoptemos la modalidad de trabajo virtual, debemos como líderes y responsables de la organización fomentar las relaciones personales entre los miembros del equipo.

 

El otro pilar que tenemos que revisar es que no todo el mundo esta preparado para trabajar a distancia. Mucha gente necesita del contacto diario con otros para mantenerse concentrado y sentirse parte del equipo. En soledad podemos perdernos y transitar por un “limbo” del que nos resultará difícil volver si nos llaman.

 

 

Consideraciones para alcanzar el éxito de un equipo virtual de trabajo

 

Debemos seleccionar integrantes del equipo con las siguientes características:

  • Habilidades de comunicación
  • Conocimiento de la empresa
  • Conocimiento de sus colegas
  • Con pro-actividad
  • Con capacidad de manejar nuevas situaciones
  • Con auto-motivación

 

A su vez el equipo virtual debería contar con:

  • Reuniones personales periódicas
  • Propósitos claros y de todo el equipo
  • Manejo de la diversidad

 

Finalmente estas organizaciones necesitan de un fuerte liderazgo  comprometido con el resultado del equipo, que defina los objetivos, los roles de cada uno, la forma de alcanzar las metas y trabaje fuertemente las relaciones interpersonales.

 

 

Hasta pronto

 

 VERARCIS Consultores surge de la asociación de cuatro profesionales uruguayos que en conjunto representan más de 80 años de experiencia profesional, académica y empresarial en varios países de Latinoamérica y en Europa.